印象の良い名刺交換とは?両手で渡す、それが日本のマナー

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名刺交換は、社会人になって一番最初の新人研修などで学ぶビジネスマナーです。マナーは国・地域・民族などによって異なりますが、場にあったマナーを実践することで、相手に好印象を与えることができます。どんなビジネスも最初は「名刺交換」から始まるといっても過言ではありません。

名刺交換をスマートにこなし、ビジネスをより良い方向へ進めることができるよう、ご自身の印象を格上げするポイントをご紹介いたします。

両手での名刺交換が好まれる!

一般的な日本での名刺交換では、両手でのお渡しが基本です。ほとんどの日本のビジネスマンが「基本は両手で渡す」と思っているため、片手や机の上にポンと置こうものなら、「マナーがなっていない」と思われてしまいます。

場合によっては、「無粋」「横柄」という非常に悪い印象を与えてしまうかもしれません。マナーは国・地域・民族など様々な要因によって異なりますが、「郷に行っては郷に従え」という言葉の通り、その場にそぐうマナーを知り実践することで、ビジネスも人間関係もうまく行くということを是非ともご理解いただきたいのです。

よって日本人同士の名刺交換では「すべての機会で、名刺は両手で出し、両手で受け取る」と思っておいて良いくらいです。このマナーの根幹にあるのは、日本人の相手に対する敬意ではないでしょうか。

つまり交換した名刺はただの紙ではなく、「相手そのもの」でありむやみにすべきものではないということです。

例えば、日本では名刺交換した後、交換した日付を記載する人は多くいますが、その名刺に会議のメモや議事録を記載する人はほとんどいません。一方海外では、もちろん全員ではありませんが、実際にメモを記載している方も少なくはありません。

海外出張で驚いてつい確認したことがありますが、「会った人物とメモが紐づいている方がわかりやすいから」と回答があり文化の違いなのだと納得したのを覚えています。兎にも角にも、相手からの印象は良くしたいものですね。

ビジネスマナーとして「名刺交換は両手で」としっかりと認識していただければと思います。

名刺交換の流れのおさらいとポイント

次に、名刺交換の流れを簡単にご説明します。①名刺をすぐ出せるように準備する。②近すぎず遠すぎず、渡しやすい距離をとる。③訪問者から先に、社名・名前をハキハキと伝える。④名刺を両手で渡す⑤相手が名乗る。⑥相手の名刺を両手で受け取る。

この中で、もちろん「両手での受け渡し」であることは1番のポイントです。さらにポイントとなるのは「きびきびとした対応」であることです。これから関係を構築する、という時に「もたもたしている」という印象をビジネスパートナーに与えたくはありませんね。

ですから、この2つが意識できれば、ビジネスマンとして問題ありません。また、相手が複数いる場合、立場が上の人から順に交換していくのがマナーです。ただ見た目だけでわからない場合もありますので、その時は「お名刺交換よろしいでしょうか?」と聞いてから進めましょう。

このように相手に尋ねることは失礼には当たりません。

相手側で上司が先に歩み出てくれることもあります。同様に、聞き取りにくかった場合には「何とお読みすればよろしいでしょうか」と尋ねてみてください。こちらも失礼に当たりませんし、むしろしっかり確認し相手の名前を正確に覚えましょう。

名刺交換で印象を格上げするポイント

名刺交換の流れをおさらいしましたが、さらに格上げするとしたら、どういった方法があるでしょうか。1点目は「表情」です。ぶっきらぼうに渡すよりは、口角を上げてアイコンタクトを取りながら渡す方が、印象が良くなります。

両手で名刺を渡す際には、お互いにお辞儀をする姿勢となっているため、意識的に顔を上げないと影ができてしまいます。なかなかアイコンタクトまでは恥ずかしいという方も、ぜひ顔を上げて対応して見ましょう。明るい印象を与える効果もありますし、また顔を覚えてもらう機会として捉えると良いかもしれませんね。

2点目は、「コミュニケーション」です。相手から名刺を受け取った際に「○○様ですね」と復唱したり、電話やメールのやり取りをすでにしていたシチュエーションであれば「〇〇様、いつもお電話(メール)のご対応ありがとうございます」と言葉を添えたりすることが可能です。

名刺交換はいわば形式的に行われることがほとんどですが、先のようなコミュニケーションを挟むことで、相手との距離をグッと近くすることができます。この他にも、新人ならば大きな声で挨拶をする等、シチュエーションによってあなたにしかできない良い方法があるかもしれません。

ご自身のアピールができるチャンス、その後の会議でもネタにできるチャンスでもあります。ぜひ色々と試し、ご自身にあった方法を探索してみてください。

海外での名刺交換

海外での名刺交換のマナーは日本と全く異なります。「両手で渡す」などの形式張ったルールはなく、むしろ「片手で名刺を渡す」のはマナー違反ではありません。机に置いてスライドさせても構いません。また同時交換であっても問題ありません。

名刺は「カード(紙)」であり、ビジネスの最初に交換することが多いですが、最後に渡すこともありますし、交換すらしない場合もあります。だからと言って粗雑に渡しては悪印象ですので、笑顔とアイコンタクトで良い印象を与えられるとよいのではないでしょうか。

コミュニケーションの一つとして捉える

新人研修のマナー講座などで、名刺交換を形式的に教育されることがありますが、「これからビジネスパートナーとして一緒に頑張りましょう」という気持ちを伝えるコミュニケーションの一つとして捉えることが大事なのではないでしょうか。

日本においては名刺を丁寧に「両手で交換」するというマナーは守り、名刺交換後に相手の名前や名刺の柄・ロゴなどを見ながらコミュニケーションを取るなど、ある意味コミュニケーションツールとして役立ちます。単なる儀式としてではなく、名刺交換からも相手との距離を縮められると良いですね。

やはりマナーは大事!

社会人として必要な名刺交換のビジネスマナーについて、また印象を良くするポイントを解説しました。ビジネスマンとして名刺交換の機会は存分にあると思いますので、失敗を恐れずにチャレンジしていただければと思います。

両手で名刺を渡すという丁寧さや、表情やさりげないコミュニケーションでの印象アップを意識して、ご自身の好感度アップにつなげてください。

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